Utgifter som betalas för någon annans räkning är det som  kallas för utlägg . Den som gjort ett utlägg ska bli ersatt för detta. Viktigt att begära underlag så som ett kvitto för utlägg, och att löpande dokumentera alla utlägg.

Alla utlägg som ett företag har bör noteras och bokföras. Vissa utlägg kan vara en skattepliktig förmån. Man ska inte blanda ihop ett utlägg med ett uttag.

Utgifter för någons räkning

Det finns olika typer av utlägg, till exempel egna utlägg, arbetsgivarens utlägg för sina anställda och utlägg för kunder. Egna utlägg är utgifter som är arbetsrelaterade, det kan vara transportkostnader och tjänsteresor, som den anställde betalar för med privata pengar. Utläggen blir en kostnad för företaget, och i och med detta får företaget en skuld till den som gjort det utlägget tills dess att den anställde fått ersättning för det. Ersättning för utlägg betalas vanligtvis ut via lönen som en kostnadsersättning eller ett traktamente. 

Traktamenten och många andra kostnadsersättningar bör  redovisas till Skatteverket. Den som gjort ett utlägg behöver inte redovisa detta i sin privata inkomstdeklaration. Utlägg för anställda är utgifter som arbetsgivaren har för sina anställda, till exempel för mobiltelefoner och datorer som får användas privat. Detta är en skattepliktig förmån om inte den anställde betalar tillbaka summan inklusive moms till arbetsgivaren. Utlägg för de anställda ska redovisas som en avdragsgill kostnad eller som en fordran. Utlägg för kund ska faktureras utan moms. Utlägget får dock inte ha ett vinstsyfte.

Det ska vara enkelt att hantera, attestera och bokföra

Det finns flera olika sätt att hantera sin bokföring och utlägg. Man kan välja att arbeta själv med automatiserade program och tjänster och eller med en redovisningsbyrå. Det viktigaste är att det blir gjort. Man ska inte behöva krångla till det i onödan. Samla all utläggsredovisning på ett och samma ställe. Gör det enkelt för att få det enkelt. Digital rapportering av kvitton, traktamente och milersättning främjar personalen att registrera utläggen i tid utan krångel. Jakten på underlag är förbi när utläggs bladen finns i molnet – överallt, när som helst.

Fördelar med alla utlägg på ett ställe

• Du slipper jaga och söka kvitton och underlag
• Det sker en enkel attestering från mobil, dator eller surfplatta
• Du kan fota kvitton och ladda upp det direkt i mobilen
• Alla utlägg är  på samma plats
• Smidig kontroll och verifiering av ekonomiansvarig
• Automatiskt kopplat till Skatteverkets regler
• Integrerat med ditt lön- och fakturasystem
• Helt molnbaserad utläggsredovisning